در اینجا صرفا به مراحل ارسال کالا به خریدار صحبت می‌کنیم. بنابراین فرض را بر این می‌گیریم که شما مشتری خود را یافته اید، محصول خود را به درستی و طبق سفارش آماده کرده اید و حالا می‌خواهید کالا را ارسال کنید. به طور عمومی یک صادر کننده زعفران زمانی که محصول نهایی خود را آماده کرده باید به موارد زیر آگاه باشد:
بسیاری از خریداران بین المللی زعفران، از صادر کننده زعفران گزارش آنالیز کیفیت زعفران می‌خواهند. صادر کننده زعفران مم به تهیه این اسناد میباشد و باید همراه با سایر اسناد برای فرستنده به متصدی حمل تحویل نماید. این گزارش برای صادرات زعفران ضروری است.
برای آشنایی خریدار کالا با نوع کالای صادراتی و فروشنده آن، صادر کننده موظف است پیش فاکتور حاوی این نوع از اطلاعات را برای آن شخص، شرکت یا سازمان دولتی ارسال کند. این پیش فاکتورها به زبان انگلیسی بوده و در دسترس صادرکنندگان قرار می گیرد.
صورتحساب یا Invoice سندی است که به خریدار اعطا می‌شود. در این سند مبلغ معامله و میزان کالا یا خدمات مورد معامله بیان می‌شود.
در فرآیند حمل و نقل کالا به همراه Invoice سند دیگری به نام پکینگ لیست (Packing list) هم ارائه می‌شود. این سند هم از موارد اامی در
پکینگ لیست شامل مواردی از قبیل نوع اقلام صادراتی، ابعاد بسته ها، تعداد بسته ها و وزن خالص و ناخالص محصول می‌شود.
بارنامه که به اختصار با B/L شناخته می‌شود، یکی از مهمترین اسناد در فرآیند حمل و نقل بین المللی کالا میباشد.
بارنامه سه کارکرد اساسی دارد؛ اول سندی است که متضمن قرارداد حمل و نقل کالاست؛ دوم رسید کالا به شمار می‌آید و سوم دلیلی بر مالکیت کالا است.
صادر کننده در این مرحله کالای توافق شده را طبق قرار قبلی با خریدار خود در کشور مقصد تهیه کرده و مطابق با استانداردهای آن منطقه بسته بندی می نماید تا برای ارسال از طریق زمینی، دریایی و یا هوایی آماده شود.
تمام هزینه‌ها با نرخ ارز روز اظهار و با واحد ارزی مورد معامله صورت می‌گیرد.
اول صادر کننده زعفران باید بهای سیف (CIF) را پرداخت کند. بهای سیف بر مبنای اینکوترمز بین المللی است. گمرک ایران نیز صادر کننده زعفران را مم می‌کند که برای صادرات زعفران حق گمرکی صادراتی زعفران را بر مبنای این هزینه ها پرداخت کند. این هزینه شامل موارد زیر است:
صادر کننده کالا باید مجوزهای لازم را از سازمان ها و ارگان های مربوطه مانند وزارت بهداشت، وزارت کشاورزی، وزارت صنعت معدن و تجارت، همچنین سازمان ملی استاندارد و دیگر سازمان ها و نهادهایی که در امر صادرات دخالت دارند، دریافت کند تا بتواند مراحل بعدی را طی کند.
برای اظهار محموله صادراتی زعفران، می‌بایست کالای خود را به گمرک مربوطه که احتمالا یک گمرک فرودگاه است حمل کنید. البته باید مدارکی را که تا به این لحظه برای حمل زعفران صادراتی تهیه کرده‌اید همراه بار داشته باشید.
به خاطر داشته باشید که در حال حاضر با توجه به الکترونیکی شدن مراحل گمرکی و صادرات زعفران یا هر کالای دیگری، بسیاری از مراحل اظهار زعفران صادراتی می‌تواند در سامانه نگار گمرک صورت پذیرد.
باید بدانید که ایران قوانینی برای صادرات زعفران تعیین کرده است که صادر کنندگان زعفران برای اظهار زعفران به گمرک و انجام تشریفات گرمکی زعفران، باید از گمرکات خاصی اقدام به حمل و نقل زعفران صادراتی نمایند. صادر کننده زعفران می‌تواند از گمرکات زیر اقدام به حمل زعفران صادراتی نماید:
قرارداد های صادرات زعفران معمولا با اینکوترمز CIF (سیف) صورت می‌پذیرد و این به دلیل قوانین گمرکی کشورمان است. در این نوع اینکوترمز صادراتی شما باید حداقل بیمه معادل ۱۱۰٪ ارزش کالا را بیمه کنید. وظیفه بیمه محوله زعفران صادراتی به عهده فروشنده است.
قرارداد با شرکت حمل
حمل و نقل زعفران صادراتی معمولا باید توسط یک شرکت حمل و نقل بین المللی انجام شود. اما به دلیل پیچیدگی‌هایی که می‌تواند یک قرارداد حمل و نقل داشته باشد، معمولا این بخش از عملیات بر عمده یک متصدی حمل یا فوروارد است. ممکن است فورواردر خدماتی مانند بیمه یا سایر أمور را برای شما انجام دهد. حتی می‌توانید کار حمل زعفران صادراتی از درب انبار خود و قرارگیری آن در کانتیتر را هم به فورواردر بسپارید.
بازرسی می‌بایست توسط یک شرکت بازرس که مورد قبول طرفین است انجام شود. این شرکت ها معمولا بین المللی هستند. شرکت بازرسی در پایان برای انجام حمل و نقل زعفران صادراتی گواهینامه‌ای صادر می‌کند که باید برای خریدار ارسال شود.
در این مرحله فاکتور فروش زعفران صادر شده و به تایید دفتر اتاق بازرگانی محل می‌رسد.
اتاق بازرگانی پس از مشاهده فاکتور فروش مبدأ، بارنامه حمل و پروانه گمرکی زعفران را صادر می کند.
در مرحله پایانی شرکت حمل و نقل جواز خروج کالا از گمرک را از صادرکننده زعفران دریافت کرده و آن را پس از بارگیری به کشور مقصد حمل می کند.